Oggetto: Informativa ai sensi dell’art. 13 e consenso ai sensi degli artt. 6 e 7 del Regolamento UE 2016/679
Carissimo/a amico/a nel Rotary,
come sai, il Rotary International di cui il Rotary Club [nome Club] fa parte, è un'associazione non avente scopo di lucro, nata per realizzare progetti umanitari e di assistenza alle comunità, incoraggiare il rispetto di rigorosi principi etici in tutti i campi e soprattutto in ambito professionale, diffondere la pace e la buona volontà tra i popoli della terra.
In relazione alle prescrizioni del Regolamento UE 2016/679, desidero precisarti che i dati personali da Te forniti al Club sono e saranno trattati nel pieno rispetto della disciplina nazionale ed europea sulla protezione dei dati personali.
A tal fine ti fornisco le informazioni prescritte dall’art. 13 del predetto Regolamento.
  1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è il Club, rappresentato dal Presidente pro-tempore, nominato annualmente dall’Assemblea dei Soci. Il nome del Presidente pro-tempore è disponibile agli atti del Club.
L’affiliazione al Rotary Club implica necessariamente e conseguentemente l’affiliazione al Rotary International, alle Organizzazioni correlate quali la Rotary Foundation e all’espressione geografica locale del Rotary International denominata “Distretto” e le organizzazioni partner. Ciascuna delle entità suddette ha delle necessità specifiche di trattamento dei dati personali degli interessati e pertanto tali entità si configurano tutte come titolari del trattamento dati. In particolare, per quanto riguarda i dati personali dei Soci, i titolari del trattamento possono essere individuati nei seguenti:
  • Rotary International con sede in: 1560 Sherman Ave, Evanston, IL 60201, Stati Uniti
  • Rotary Foundation con sede in: 1560 Sherman Ave, Evanston, IL 60201, Stati Uniti
  • Distretto 2041 Rotary International con sede in: Milano
  • Rotary Club Milano con sede in: Milano, Via Fratelli Gabba 1/A, 20121 Milano, Italia
  1. Tipologia dei dati e finalità primarie del trattamento
I dati personali forniti dai Soci sono utilizzati dal Club e dagli altri Titolari del Trattamento esclusivamente per scopi istituzionali (finalità primarie) quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, rapporti amministrativi e contabili con il Club, l’invio di documentazione, notiziari, riviste, invito e registrazione della partecipazione a eventi rotariani e non, la stampa di annuari.
Tali dati sono i dati identificativi del Socio quale nome e cognome, luogo e data di nascita, sesso, codice fiscale, data di affiliazione al Club, professione, foto (anche in formato tessera), nonché i dati di contatto fondamentali quali un numero di telefono (fisso o cellulare), per ogni comunicazione verbale, un indirizzo postale, al quale far pervenire la corrispondenza cartacea, e un indirizzo e-mail, per ogni comunicazione inerente all’attività rotariana.
Tali dati di contatto sono necessari per l’ordinato svolgimento delle attività di amministrazione e comunicazione del Rotary Club e del Rotary International. I Tuoi dati sono trattati pertanto al fine del perseguimento dei legittimi interessi dei titolari del trattamento in conformità all’art. 6, par. 1, lettera f) del regolamento europeo 2016/679.
Ulteriori dati che il Club può raccogliere sono quelli relativi ai rapporti amministrativi tra Socio e Club e Rotary International, per finalità contabili quali il pagamento delle quote, dati relativi all’assiduità, dati bancari.
Il conferimento di tutti i dati suddetti è obbligatorio per l’iscrizione al Club e al Rotary International.
  1. Tipologia dei dati e finalità secondarie del trattamento
anche raccogliere altri dati di contatto ulteriori, quali indirizzo di casa e/o di ufficio, numero di telefono e fax di casa e/o di ufficio, telefono cellulare personale o aziendale, indirizzo di posta elettronica personale o aziendale, con l’obiettivo di migliorare la comunicazione tra i Soci ed il Club e/o il Rotary International e dei Soci tra loro. (indirizzi social)
Il conferimento di tali dati è del tutto facoltativo, ma il mancato conferimento potrebbe causare ritardi o difficoltà nelle comunicazioni tra Club e Rotary International e Soci.
In alcuni casi, il Club e il Rotary International possono anche raccogliere dati relativi ai familiari od ospiti dei Soci, ad esempio per l’iscrizione ad iniziative culturali del Club o per la partecipazione ad eventi rotariani, incluse le riunioni conviviali.
Il conferimento di tali dati è necessario per la partecipazione agli eventi in questione. Nel caso che tali dati siano conferiti dai Soci, sarà compito del Socio informare l’interessato del conferimento del dato al Rotary Club e al Rotary International ed ottenere il consenso alla comunicazione.
Ulteriori dati possono essere raccolti in occasione di manifestazioni rotariane o non, tramite riprese fotografiche, cinematografiche, sonore. Anche in tal caso il conferimento dei dati è del tutto volontario, ma la partecipazione alle manifestazioni (incluse le riunioni conviviali o di tipo seminariale, convegnistico ecc.) è subordinata all’accettazione della possibilità di essere ripreso e della possibilità che vengano utilizzate per la diffusione.
Infine, Il Club ha realizzato un sito web, così come il Rotary International e il Distretto 2041 nei quali sono esposti dati personali dei Soci del Club (quali nomi, cariche, fotografie), in modo limitato nella parte pubblica dei siti web ed in modo più esteso nella parte privata, accessibile tramite nome utente e password. Il Club e il Distretto 2041 gestiscono ciascuno un sistema di indirizzi e-mail di club ed è presente, nei modi opportuni, come sopra indicato, nei c.d. social network (es.Facebook, Twitter, Instagram).
Poiché il conferimento di tutti i dati suddetti è facoltativo, prima di trattare i dati di cui sopra, è necessario raccogliere il consenso al trattamento, libero, specifico ed informato, da parte del Socio.
  1. Dati particolari
Il Club e il Rotary International non trattano, in genere, dati particolari (inclusi i c.d. dati sensibili) relativi ai Soci, né, ove li detenessero, li comunicherebbero o li diffonderebbero. Il Club tratta infine i dati personali relativi all’addetto /agli addetti di segreteria ai soli fini retributivi.
  1. Dati di minori
In relazione a particolari attività, potrebbero essere raccolti anche dati relativi a minori, consanguinei o meno, del Socio.
Ti preghiamo di prestare particolare attenzione al conferimento di questi dati, valutando la necessità che tali dati siano effettivamente necessari per lo scopo per il quale sono richiesti.
  1. Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali di cui al punto b) “Tipologia dei dati e finalità primarie del trattamento” possono essere comunicati, in esecuzione del rapporto di affiliazione, al Rotary International, alla Fondazione Rotary e al Rotary International Distretto 2041, oltre che ad altre istituzioni od organizzazioni rotariane per gli adempimenti connessi all’attività rotariana, quali ad esempio l’organizzazione di eventi formativi congressi, assemblee distrettuali od internazionali.
I dati potranno essere anche comunicati a soggetti o società esterne delle quali il Club può servirsi per l’esecuzione di attività operative, amministrative, contabili o di revisione o di certificazione, spedizione riviste o newsletters.
Tali soggetti saranno opportunamente autorizzati al trattamento o designati responsabili del trattamento, tramite atto scritto che richiami ed assicuri la sicurezza del trattamento e la riservatezza dei dati comunicati.
I dati personali di cui al punto c) “Tipologia dei dati e finalità secondarie del trattamento”, possono essere comunicati agli stessi soggetti o società esterne sopra indicati, previo consenso del Socio.
I dati personali di cui ai punti b) e c) possono essere anche pubblicati in elenchi (Calepino) o Annuari, sia a livello interno al Club che a livello Distrettuale o Internazionale destinati alla sola diffusione all’interno del Rotary.
Il Club, inoltre, al fine di rendere noti a soggetti istituzionali e alla pubblica opinione i valori, i progetti e le iniziative rotariane, persegue anche ulteriori finalità del trattamento, che prevedono la comunicazione e diffusione al pubblico di iniziative e progetti rotariani sia attraverso i media tradizionali, sia attraverso siti internet (incluso il Sito Internet del Rotary Club [nome Club]) e social, quali Facebook, Instagram, Linkedin, Twitter ed altri. Nell’ambito di tali attività è possibile che vengano comunicati o diffusi dati personali dei Soci che partecipano a tali iniziative e progetti. Per tali finalità secondarie è necessario che il Socio presti il relativo consenso, libero, specifico ed informato.
Non saranno pubblicate, se non adottando tutte le misure di protezione del caso, fotografie di minori a te connessi e comunque previo tuo espresso consenso.
  1. Trasferimento all’estero
Poiché il Club fa parte integrante del Rotary International ed esiste in quanto espressione del Rotary International, di cui condivide valori e obiettivi ma anche processi e procedure organizzative, è tenuto ad inviare i dati personali dei Soci alle organizzazioni internazionali e nazionali del Rotary (nella fattispecie Distretto, Rotary Club Milano, Rotary Foundation e Rotary International).
Il Regolamento UE 2016/679 richiede che l’interessato sia chiaramente informato dal Titolare dei rischi che il trasferimento all’estero può far correre ai propri dati personali in modo che possa prestare il suo consenso libero, specifico ed informato.
Si informa in proposito che i server che conservano tali dati, per quanto attiene il Rotary International e la Rotary Foundation, sono installati negli Stati Uniti di America e in Svizzera; pertanto i dati vengono trasferiti anche all’estero (intendendosi per estero Paesi non appartenenti alla Unione Europea ed allo Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti di America e in Svizzera).
Il Rotary International e la Rotary Foundation assicurano il massimo livello di protezione dei dati personali dei Soci Rotariani. Per maggiori informazioni su questo argomento si prega consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali disponibili nel sito internet www.rotary.org .
  1. Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati da parte del Rotary International e del Rotary Club avviene sia in modalità cartacea che in modalità informatica e telematica.
Le banche dati disponibili sono le seguenti:
  • Anagrafica Soci, comprendente l’elenco completo di tutti i Soci, inclusi i dati di nascita, gli indirizzi, le attività professionali, gli indirizzi e-mail, nonché le informazioni relative ai componenti familiari;
  • Contabilità Soci, contenente l’elenco completo degli addebiti e dei pagamenti effettuati da tutti i Soci, nonché le coordinate bancarie;
  • Assiduità Soci, contenente l’elenco della partecipazione dei Soci agli incontri conviviali nonché ad altre manifestazioni rotariane.
Queste banche dati risiedono sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico, su server installati nella Comunità Europea.
  1. Periodo di conservazione dei dati
I Suoi dati personali verranno conservati, nella loro interezza, per tutto l’arco della Sua iscrizione al Rotary International e al Rotary Club e per un susseguente periodo massimo di due anni dalla cessazione del rapporto con il Club, in assenza di situazioni debitorie. Diversamente, i dati completi verranno mantenuti fino a due anni dopo l’azzeramento della sua situazione debitoria. Al termine del periodo di conservazione predetto, la maggior parte dei dati personali verrà cancellata mentre verranno mantenuti, per ragioni storiche/statistiche e di eventuale riammissione, alcuni dati quali Nome, Cognome, data di ingresso e data di uscita, dati di assiduità e storico delle cariche ricoperte.
  1. Accesso ai dati personali
Si precisa che i Soci, previa registrazione, possono accedere, controllare, conferire ed eventualmente modificare i dati registrati nei siti del Club, del Distretto [www.rotary2041.it] e Rotary International www.rotary.org 
I Soci possono sempre verificare i dati che il Rotary International e il Club detengono rivolgendosi ai Responsabili della sicurezza del trattamento dei dati (Segretario del Club e del Distretto 2041) o più semplicemente rivolgendosi alla segreteria del Club o del Distretto 2041.
I dati da Te conferitici non verranno diffusi né comunicati ad altri soggetti oltre quelli citati.
  1. Esercizio dei diritti dell’interessato
I Titolari al trattamento dei Tuoi dati personali sono il Rotary International, il Distretto 2041 e il Rotary Club Milano. Il Responsabile alla sicurezza del trattamento dei Tuoi dati personali è il Segretario pro tempore del Club e del Distretto 2041, i cui nomi sono disponibili agli atti del Club e del Distretto 2041. In ogni caso Tu avrai la facoltà di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679 e, in particolare, il diritto di conoscere i Tuoi dati trattati dalla nostra associazione, di farli integrare, modificare o cancellare, o di opporti al loro trattamento per motivi legittimi ovvero trasferirli ad altro Titolare. Per esercitare tali diritti, puoi rivolgerti al Titolare o al suddetto Responsabile della sicurezza del trattamento dei dati personali presso la sede del Club o inviare una mail all’indirizzo email del Club Milano o presso la sede del Distretto 2041 o inviare una mail all’indirizzo email del Distretto segreteria@rotary2041.it
 
Milano, lì 27.11.2019
Michele Monti
Presidente pro-tempore
del Rotary Club Milano
 


INFORMATIVA E CONSENSO PER IL TRATTAMENTO DATI DI MINORI
dichiarazione da riprodurre su carta intestata del Club, da consegnare ad ogni genitore esercente la potestà genitoriale sul minore
 
Oggetto: Informativa ai sensi dell’art. 13 e consenso ai sensi degli artt. 6 e 7 del Regolamento UE 2016/679
Carissimo/a amico/a,
come sai, il Club fa parte di un'associazione non avente scopo di lucro, nata per realizzare progetti umanitari e di assistenza alle comunità, incoraggiare il rispetto di rigorosi principi etici in tutti i campi e soprattutto in ambito professionale, diffondere la pace e la buona volontà tra i popoli della Terra.
In relazione alle prescrizioni del Regolamento UE 2016/679, desidero precisarti che i dati personali da Te forniti al Club sono e saranno trattati nel pieno rispetto della disciplina nazionale ed europea sulla protezione dei dati personali.
A tal fine ti fornisco le informazioni prescritte dall’art. 13 del predetto Regolamento.
  1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è il Club, rappresentato dal Presidente pro-tempore.
Il Distretto Club è un’espressione territoriale del Rotary International e quindi il conferimento dei dati personali implica necessariamente e conseguentemente il loro trattamento anche da parte del Rotary International, delle Organizzazioni correlate quali la Rotary Foundation e le organizzazioni partner eventualmente coinvolte. Ciascuna delle entità suddette ha delle necessità specifiche di trattamento dei dati personali degli interessati e pertanto tali entità si configurano tutte come titolari del trattamento dati. In particolare, per quanto riguarda i dati personali dei Soci, i titolari del trattamento possono essere individuati nei seguenti:
Rotary International con sede in: 1560 Sherman Ave, Evanston, IL 60201, Stati Uniti
Rotary Foundation con sede in: 1560 Sherman Ave, Evanston, IL 60201, Stati Uniti
Distretto 2041 Rotary International con sede in Milano.
  1. Tipologia dei dati e finalità primarie del trattamento
I dati personali forniti sono utilizzati dal Club e dagli altri Titolari del Trattamento esclusivamente per scopi istituzionali (finalità primarie) quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la partecipazione ad iniziative del Distretto 2041 RI e/o del Rotary International, l’invio di documentazione, notiziari, riviste, invito e registrazione alla partecipazione a eventi rotariani e non, la predisposizione di dati ai fini statistici, la pubblicazione di iniziative a cui partecipa il minore attraverso la diffusione  sui mezzi di comunicazione e sui social network.
Tali dati sono i dati identificativi del minore e quando necessario anche quelli di almeno un genitore esercente la potestà genitoriale  quale nome e cognome, luogo e data di nascita, sesso, codice fiscale, curriculum scolastico, foto (anche in formato tessera), nonché i dati di contatto fondamentali quali un numero di telefono (fisso o cellulare), per ogni comunicazione verbale, un indirizzo postale, al quale far pervenire la corrispondenza cartacea, e un indirizzo e-mail, per ogni comunicazione inerente all’attività rotariana.
Tali dati di contatto sono necessari per lo svolgimento delle iniziative rotariane e delle attività di amministrazione e comunicazione del Club e del Distretto 2041 e del Rotary International. I dati sono trattati pertanto al fine del perseguimento dei legittimi interessi dei titolari del trattamento in conformità all’art. 6, par. 1, lettera f) del regolamento europeo 2016/679.
Ulteriori dati che il Club può raccogliere sono quelli relativi ai rapporti amministrativi tra Club e minore e Distretto 2041 e Rotary International, per finalità contabili quali il pagamento delle quote per la partecipazione ad iniziative rotariane, o la partecipazione ad iniziative rotariane, dati bancari.
Il conferimento di tutti i dati suddetti è obbligatorio per la partecipazione del minore alle iniziative del Club (Distretto 2041 e Rotary International.
  1. Tipologia dei dati e finalità secondarie del trattamento
Il Club può anche raccogliere altri dati di contatto ulteriori anche di un genitore esercente la potestà genitoriale, quali indirizzo di casa e/o di ufficio, numero di telefono e fax di casa e/o di ufficio, telefono cellulare personale o aziendale, indirizzo di posta elettronica personale o aziendale, con l’obiettivo di migliorare la comunicazione tra il minore e il Club e/o Distretto 2041 e/o il Rotary International.
Il conferimento di tali dati è del tutto facoltativo, ma il mancato conferimento potrebbe causare ritardi o difficoltà nelle comunicazioni tra il minore, la sua famiglia il Club, il Distretto 2041 e/o il Rotary International.
Ulteriori dati possono essere raccolti in occasione di manifestazioni rotariane o non, tramite riprese fotografiche, cinematografiche, sonore. Anche in tal caso il conferimento dei dati è del tutto volontario, ma la partecipazione alle manifestazioni (incluse le riunioni conviviali o di tipo seminariale, convegnistico ecc.) è subordinata all’accettazione della possibilità di essere ripreso e della facoltà di diffusione di tali riprese da parte del Club, del Distretto 2041 e/o del Rotary International.
Poiché il conferimento di tutti i dati suddetti è facoltativo, prima di trattare i dati di cui sopra, è necessario raccogliere il consenso al trattamento, libero, specifico ed informato, da parte di almeno uno dei genitori esercenti la potestà genitoriale.
  1. Dati particolari
Il Club, il Distretto 2041 e il Rotary International non trattano, in genere, dati particolari (inclusi i c.d. dati sensibili) relativi ai minori.
Qualora avessero la necessità di trattarli, sarebbero attivate le procedure previste per legge né, ove li trattassero detenessero, li comunicherebbero o li diffonderebbero.
  1. Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali di cui al punto b) “Tipologia e finalità primarie del trattamento” possono essere comunicati, in esecuzione del rapporto di affiliazione, al Rotary International, alla Fondazione Rotary, oltre che ad altre istituzioni od organizzazioni rotariane per gli adempimenti connessi all’attività rotariana, quali ad esempio l’organizzazione di eventi formativi congressi, assemblee distrettuali od internazionali o statistiche.
I dati potranno essere anche comunicati a soggetti o società esterne delle quali Club e78 il Distretto 2041 può servirsi per l’esecuzione di attività operative, amministrative, contabili o di revisione o di certificazione.
Tali soggetti saranno opportunamente autorizzati al trattamento o designati responsabili del trattamento, tramite atto scritto che richiami ed assicuri la sicurezza del trattamento e la riservatezza dei dati comunicati.
I dati personali di cui al punto c) “Tipologia e finalità secondarie del trattamento”, possono essere comunicati agli stessi soggetti o società esterne sopra indicati, previo consenso del minore.
Il Club, il Distretto 2041 e/o il Rotary International inoltre, al fine di rendere noti a soggetti istituzionali e alla pubblica opinione i valori, i progetti e le iniziative rotariane, persegue anche ulteriori finalità del trattamento, che prevedono la comunicazione e la diffusione al pubblico di iniziative e progetti rotariani sia attraverso i media tradizionali, sia attraverso siti internet (incluso il Sito Internet del Club / il Distretto 2041) e social, quali Facebook, Linkedin, Instagram, Twitter ed altri. Nell’ambito di tali attività è possibile che vengano comunicati o diffusi dati personali dei minori che partecipano a tali iniziative e progetti. Per tali finalità secondarie è necessario che venga prestato il consenso per il minore.
Non saranno pubblicate, se non adottando tutte le misure di protezione del caso, immagini    di minori senza preventivo espresso consenso.
  1. Trasferimento all’estero
Poiché il Club fa parte integrante del Rotary International ed esiste in quanto espressione del Rotary International, di cui condivide valori e obiettivi ma anche processi e procedure organizzative, è tenuto ad inviare alcuni dati personali dei minori alle organizzazioni internazionali e nazionali del Rotary (nella fattispecie Distretto 2041 RI, Rotary Foundation e Rotary International) per l’espletamento della formalità necessarie alla realizzazione delle iniziative rotariane a cui può partecipare il minore.
Il Regolamento UE 2016/679 richiede che l’interessato sia chiaramente informato dal Titolare dei rischi che il trasferimento all’estero può far correre ai propri dati personali in modo che possa prestare il suo consenso libero, specifico ed informato.
Si informa in proposito che i server che conservano tali dati, per quanto attiene il Rotary International e la Rotary Foundation, sono installati negli Stati Uniti di America e in Svizzera; pertanto i dati vengono trasferiti anche all’estero (intendendosi per estero Paesi non appartenenti alla Unione Europea ed allo Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti di America e in Svizzera).
Il Rotary International e la Rotary Foundation assicurano il massimo livello di protezione dei dati personali dei Soci Rotariani. Per maggiori informazioni su questo argomento si prega consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali disponibili nel sito internet www.rotary.org .
  1. Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati da parte del Club, del Distretto 2041 e del Rotary International avviene sia in modalità cartacea che in modalità informatica e telematica.
Le banche dati disponibili sono le seguenti: Anagrafica dei minori partecipanti ad un’iniziativa rotariana, inclusi i dati di nascita, gli indirizzi, le attività professionali, gli indirizzi e-mail, nonché le informazioni relative ai componenti familiari;
Queste banche dati risiedono sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico, su server installati nella Comunità Europea.
  1. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali verranno conservati, nella loro interezza, per tutto l’arco dello svolgimento dell’iniziativa rotariana alla quale partecipa il minore e per un susseguente periodo massimo di due anni dalla cessazione della partecipazione a tale iniziativa. Al termine del periodo di conservazione predetto, la maggior parte dei dati personali verrà cancellata mentre verranno mantenuti, per ragioni storiche/statistiche alcuni dati quali Nome, Cognome, residenza e recapiti vari.
  1.  
  2. Accesso ai dati personali
Si precisa che gli interessati, previa registrazione, possono accedere, controllare, conferire ed eventualmente modificare i dati registrati nei siti del Club, del Distretto 2041e Rotary International.
Gli interessati possono sempre verificare i dati che il Club, il Distretto 2041 e il Rotary International detengono rivolgendosi ai Responsabili della sicurezza del trattamento dei dati o più semplicemente rivolgendosi alla segreteria del Club o del Distretto 2041
I dati conferitici non verranno diffusi né comunicati ad altri soggetti oltre quelli citati.
  1. Esercizio dei diritti dell’interessato
I Titolari al trattamento dei Tuoi dati personali e di quelli del minore sono il Club, il Distretto 2041, quale espressione del Rotary International.  Il Responsabile alla sicurezza del trattamento dei Tuoi dati personali è il Presidente del Club pro tempore il cui nome è disponibile agli atti del Club. In ogni caso Tu avrai la facoltà di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679 e, in particolare, il diritto di conoscere i Tuoi dati trattati dalla nostra associazione, di farli integrare, modificare o cancellare, o di opporti al loro trattamento per motivi legittimi ovvero trasferirli ad altro Titolare. Per esercitare tali diritti, puoi rivolgerti al Titolare o al suddetto Responsabile della sicurezza del trattamento dei dati personali presso la sede del Club o inviare una mail all’indirizzo segreteria@rotarymilano.it
 
Milano, 27.11.2019
Michele Monti
Il Presidente Pro-tempore
del Rotary Club  Milano
 
 
 
INFORMATIVA E CONSENSO PER IL TRATTAMENTO DATI DI TERZI
 
Oggetto: Informativa ai sensi dell’art. 13 e consenso ai sensi degli artt. 6 e 7 del Regolamento UE 2016/679
Carissimo/a amico/a
come sai, il Club fa parte di un'associazione non avente scopo di lucro, nata per realizzare progetti umanitari e di assistenza alle comunità, incoraggiare il rispetto di rigorosi principi etici in tutti i campi e soprattutto in ambito professionale, diffondere la pace e la buona volontà tra i popoli della Terra.
In relazione alle prescrizioni del Regolamento UE 2016/679, desidero precisarti che i dati personali da Te forniti al Club sono e saranno trattati nel pieno rispetto della disciplina nazionale ed europea sulla protezione dei dati personali.
A tal fine ti fornisco le informazioni prescritte dall’art. 13 del predetto Regolamento.
  1. Titolare del trattamento
Titolare del trattamento è il Club, rappresentato dal Presidente del Club pro-tempore.
Il Club è un’espressione territoriale del Rotary International e quindi il conferimento dei dati personali implica necessariamente e conseguentemente il loro trattamento anche da parte del Rotary International, delle Organizzazioni correlate quali la Rotary Foundation e le organizzazioni partner eventualmente coinvolte. Ciascuna delle entità suddette ha delle necessità specifiche di trattamento dei dati personali degli interessati e pertanto tali entità si configurano tutte come titolari del trattamento dati. In particolare, per quanto riguarda i dati personali dei Soci, i titolari del trattamento possono essere individuati nei seguenti:
  • Rotary International con sede in: 1560 Sherman Ave, Evanston, IL 60201, Stati Uniti
  • Rotary Foundation con sede in: 1560 Sherman Ave, Evanston, IL 60201, Stati Uniti
  • Distretto 2041 Rotary International con sede in Milano
  1. Tipologia dei dati e finalità primarie del trattamento
I dati personali forniti sono utilizzati dal Club e dagli altri Titolari del Trattamento esclusivamente per scopi istituzionali (finalità primarie) quali, a titolo esemplificativo ma non esaustivo, la partecipazione ad iniziative del Club, del Distretto  2041 e/o del Rotary International, l’invio di documentazione, notiziari, riviste, invito e registrazione alla partecipazione a eventi rotariani e non, la predisposizione di dati ai fini statistici, la pubblicazione di iniziative attraverso la diffusione sui mezzi di comunicazione e sui social network.
Tali dati sono i dati quale nome e cognome, anno di nascita, curriculum professionale, foto (anche in formato tessera), nonché i dati di contatto fondamentali quali un numero di telefono (fisso o cellulare), per ogni comunicazione verbale, un indirizzo postale, al quale far pervenire la corrispondenza cartacea, e un indirizzo e-mail, per ogni comunicazione inerente all’attività rotariana.
Tali dati di contatto sono necessari per lo svolgimento delle iniziative rotariane e delle attività di amministrazione e comunicazione del Club, il Distretto 2041 e del Rotary International. I dati sono trattati pertanto al fine del perseguimento dei legittimi interessi dei titolari del trattamento in conformità all’art. 6, par. 1, lettera f) del Regolamento europeo 2016/679.
 
 
Ulteriori dati che il Club può raccogliere sono quelli relativi ai rapporti tra Club, Distretto 2041 e terzo e Rotary International, o per la partecipazione ad iniziative rotariane, ecc..
Il conferimento di tutti i dati suddetti è obbligatorio per la Tua partecipazione alle iniziative del Club, del Distretto 2041 e del Rotary International.
  1. Tipologia dei dati e finalità secondarie del trattamento
Il Club può anche raccogliere altri dati di contatto ulteriori, quali indirizzo di casa e/o di ufficio, numero di telefono e fax di casa e/o di ufficio, telefono cellulare personale o aziendale, indirizzo di posta elettronica personale o aziendale, con l’obiettivo di migliorare la comunicazione tra Te, il Club, il Distretto 2041 e/o il Rotary International.
Il conferimento di tali dati è del tutto facoltativo, ma il mancato conferimento potrebbe causare ritardi o difficoltà nelle comunicazioni tra Te, il Club, il Distretto 2041 e/o il Rotary International.
Ulteriori dati possono essere raccolti in occasione di manifestazioni rotariane o non, tramite riprese fotografiche, cinematografiche, sonore. Anche in tal caso il conferimento dei dati è del tutto volontario, ma la partecipazione alle manifestazioni (incluse le riunioni conviviali o di tipo seminariale, convegnistico ecc.) è subordinata all’accettazione della possibilità di essere ripreso e della facoltà di diffusione di tali riprese da parte del Club, del Distretto 2041 e/o del Rotary International.
Poiché il conferimento di tutti i dati suddetti è facoltativo, prima di trattare i dati di cui sopra, è necessario raccogliere il Tuo consenso al trattamento, libero, specifico ed informato.
  1. Dati particolari
Il Club, il Distretto 2041e il Rotary International non trattano, in genere, dati particolari (inclusi i c.d. dati sensibili) a Te relativi, né, ove li detenessero, li comunicherebbero o li diffonderebbero.
  1. Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali di cui al punto b) “Tipologia e finalità primarie del trattamento” possono essere comunicati, in esecuzione del rapporto di affiliazione, al Distretto 2041, al Rotary International, alla Fondazione Rotary, oltre che ad altre istituzioni od organizzazioni rotariane per gli adempimenti connessi all’attività rotariana, quali ad esempio l’organizzazione di eventi formativi congressi, assemblee distrettuali od internazionali o statistiche.
I dati potranno essere anche comunicati a soggetti o società esterne delle quali il Club può servirsi per l’esecuzione di attività operative, amministrative, contabili o di revisione o di certificazione.
Tali soggetti saranno opportunamente autorizzati al trattamento o designati responsabili del trattamento, tramite atto scritto che richiami ed assicuri la sicurezza del trattamento e la riservatezza dei dati comunicati.
I dati personali di cui al punto c) “Tipologia e finalità secondarie del trattamento”, possono essere comunicati agli stessi soggetti o società esterne sopra indicati, previo il Tuo consenso.
Il Club, il Distretto 2041 e il Rotary International inoltre, al fine di rendere noti a soggetti istituzionali e alla pubblica opinione i valori, i progetti e le iniziative rotariane, persegue anche ulteriori finalità del trattamento, che prevedono la comunicazione e la diffusione al pubblico di iniziative e progetti rotariani sia attraverso i media tradizionali, sia attraverso siti internet (incluso il Sito Internet del Club, del Distretto 2041) e social, quali Facebook, Linkedin, Instagram, Twitter ed altri. Nell’ambito di tali attività è possibile che vengano comunicati o diffusi dati personali di coloro che partecipano a tali manifestazioni, convegni, iniziative e progetti. Per tali finalità secondarie è necessario che venga prestato il consenso.
Non saranno pubblicate, se non adottando tutte le misure di protezione del caso, fotografie di senza preventivo espresso consenso.
 
 
  1. Trasferimento all’estero
Poiché il Club fa parte integrante del Rotary International ed esiste in quanto espressione del Rotary International, di cui condivide valori e obiettivi ma anche processi e procedure organizzative, è tenuto ad inviare alcuni dati personali alle organizzazioni internazionali e nazionali del Rotary (nella fattispecie Distretto 2041, Rotary Foundation e Rotary International) per l’espletamento della formalità necessarie alla realizzazione delle iniziative rotariane.
Il Regolamento UE 2016/679 richiede che l’interessato sia chiaramente informato dal Titolare dei rischi che il trasferimento all’estero può far correre ai propri dati personali in modo che possa prestare il suo consenso libero, specifico ed informato.
Si informa in proposito che i server che conservano tali dati, per quanto attiene il Rotary International e la Rotary Foundation, sono installati negli Stati Uniti di America e in Svizzera; pertanto i dati vengono trasferiti anche all’estero (intendendosi per estero Paesi non appartenenti alla Unione Europea ed allo Spazio Economico Europeo, in particolare negli Stati Uniti di America e in Svizzera).
Il Rotary International e la Rotary Foundation assicurano il massimo livello di protezione dei dati personali dei Soci Rotariani. Per maggiori informazioni su questo argomento si prega consultare l’informativa sul trattamento dei dati personali disponibili nel sito internet www.rotary.org .
  1. Modalità del trattamento
Il trattamento dei dati da parte del Club, del Distretto 2041 e del Rotary International avviene sia in modalità cartacea che in modalità informatica e telematica.
Le banche dati disponibili sono le seguenti: Anagrafica dei terzi partecipanti ad un convegno, ad una manifestazione o ad un’iniziativa rotariana, inclusi i dati di nascita, gli indirizzi, le attività professionali, gli indirizzi e-mail;
Queste banche dati risiedono sia su supporto cartaceo sia su supporto informatico, su server installati nella Comunità Europea.
  1. Periodo di conservazione dei dati
I dati personali verranno conservati, nella loro interezza, per tutto l’arco dello svolgimento dell’iniziativa rotariana alla quale partecipi e per un susseguente periodo massimo di due anni dalla cessazione della partecipazione a tale iniziativa. Al termine del periodo di conservazione predetto, la maggior parte dei dati personali verrà cancellata mentre verranno mantenuti, per ragioni storiche/statistiche alcuni dati quali Nome, Cognome, residenza e recapiti vari.
  1. Accesso ai dati personali
Si precisa che gli interessati, previa registrazione, possono accedere, controllare, conferire ed eventualmente modificare i dati registrati nei siti del Club, del Distretto 2041 e del Rotary International.
Gli interessati possono sempre verificare i dati che il Club, il Distretto 2041 e il Rotary International detengono rivolgendosi ai Responsabili della sicurezza del trattamento dei dati (Presidente pro-tempore del Club o più semplicemente rivolgendosi alla segreteria del Club o del Distretto 2041)
I dati conferitici non verranno diffusi né comunicati ad altri soggetti oltre quelli citati.
 
 
 
 
 
  1. Esercizio dei diritti dell’interessato
I Titolari al trattamento dei Tuoi dati personali sono il Club, quale espressione del Rotary International, il Responsabile alla sicurezza del trattamento dei Tuoi dati personali è il Presidente pro tempore del Club il cui nome è disponibile agli atti del Club. In ogni caso Tu avrai la facoltà di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 a 22 del Regolamento UE 2016/679 e, in particolare, il diritto di conoscere i Tuoi dati trattati dalla nostra associazione, di farli integrare, modificare o cancellare, o di opporti al loro trattamento per motivi legittimi ovvero trasferirli ad altro Titolare. Per esercitare tali diritti, puoi rivolgerti al Titolare o al suddetto Responsabile della sicurezza del trattamento dei dati personali presso la sede del Club o inviare una mail all’indirizzo segreteria@rotarymilano.it
 
 
Milano, 27.11.2019
                             Michele Monti
    Il Presidente Pro-tempore
    del Rotary Club Milano